Prêts pour la dématérialisation fiscale grâce à la facturation électronique, avec le Golda

 

Depuis combien de temps vos entreprises utilisent-elles les services du Golda ?

Gilles Carlier : Alliance Automotive Group est l’un des fondateurs du Golda (en 1996) et actuels actionnaires. Nous employons ses outils pour nos activités d’achat, de stockage de pièces automobiles et poids lourds afin de livrer dans les plus courts délais possibles nos clients, grossistes et garagistes.

Nicolas Chauvière : Spécialisés dans l’échange de pièces standard depuis 1972, nous avons commencé à travailler avec TecCom [plateforme d’échange des données sous format EDI du Golda, ndlr] en 2012. Nous y avions été poussés par Norauto pour traiter nos commandes urgentes et commandes de stocks. Aujourd’hui, nous utilisons aussi ses services d’avis d’expédition et d’accusés de réception. Nous nous préparons à adopter le regroupement de facturation par commande, pour réduire leur nombre et celui des lignes dans leur archivage.

Olivier Rique : Au départ, dès que le premier outil du Golda a été mis en place, nous avons rapidement été sollicités par certains clients pour faire de la facturation électronique. Les premiers groupements avec lesquels nous l’avons employé sont Partners et Groupauto (en 2012 et 2013), membres d’AAG.

 

Quelle est la part de la facturation dématérialisée dans votre activité ?

G.C. : Nous comptons un peu plus de 200 fournisseurs utilisant cet outil. Ils représentent entre environ 85 % de nos lots de facturation et plus de 90 % de nos montants. Les autres sont des factures de dépannage, de fournisseurs non référencés, etc.

N.C. : Tous les grands groupes de la rechange sont passés à la facturation dématérialisée. Seuls 30 % de nos clients utilisent encore des factures à l’ancienne, principalement à l’étranger ou dans les Drom-Com.

O.R. : Parmi ceux n’ayant pas encore adopté la facture dématérialisée, beaucoup emploient le format PDF. Mais celle-ci n’est pas automatisée et nécessite précisions et signatures des éléments envoyés. Quel est votre retour d’expérience sur cette dématérialisation ?

G.C. : La facturation EDI est gagnante à la fois pour nos fournisseurs et nous. Cet échange, normalisé par le Golda, nous permet, en tant qu’acheteur, d’intégrer une même norme (par types et catégories de produits…) chez tous nos fournisseurs, dans nos différents systèmes de gestion commerciale, comptable, etc. Il supprime le délai de latence entre l’émission d’une facture et sa comptabilisation. L’EDI nous permet aussi de mieux analyser nos flux d’achat. Pour nos fournisseurs, elle garantit la réception des factures et leur règlement en temps et en heure. Nous sommes ainsi tous plus efficaces.

N.C. : On ne pourrait plus travailler autrement. Pas question de revenir en arrière ! L’administration des ventes n’a plus à gérer la facturation en format papier. Celle-ci est informatisée et automatisée. Notre portfolio de pièces représente 14 000 références. Toutes leurs caractéristiques (tarif, poids et dimensions de la pièce, codes douaniers, etc.) sont accessibles en format standardisé pour nos clients grâce au système de communication du Golda. Ils ont juste à télécharger le fichier automatiquement. Plus besoin pour nous de leur transmettre et de leur expliquer. Et c’est tellement passé dans les mœurs que l’on y pense même plus. Autre gros avantage : nos clients ont une vue directe sur les disponibilités des pièces de notre stock en temps réel. Certains effectuent leurs commandes de nuit, via TecCom, pour être livrés le lendemain matin.

O.R. : Avant, une fois la facture émise, il fallait la mettre sous pli et l’envoyer par courrier. En fin de mois, nous mettions trois à quatre jours à traiter la facturation. Alors qu’aujourd’hui, nous travaillons à la quinzaine en gérant la facturation au fil de l’eau. L’affaire est réglée en une demi-journée.

 

Vous avez donc gagné en productivité…

G.C. : C’est indéniable. Grâce à l’automatisation, nous sommes deux à trois fois plus efficaces que la facture papier, avec un risque réduit d’erreurs ou d’informations manquantes. Nous gagnons beaucoup de temps. Ainsi, la direction des services partagés d’Alliance Automotive Group emploie environ 150 personnes, dont 15 sont dédiées à l’intégration EDI et à la saisie de l’ensemble des factures de marchandise. Nous traitons automatiquement plus de 2 millions de factures par an. Si nous n’avions pas cette fonctionnalité d’échange automatisé et qu’il fallait saisir manuellement ces factures, on emploierait largement plus de salariés.

N.C. : Effectivement, nous sommes quatre à l’administration des ventes. Notre effectif est resté constant alors que nous avons plus que doublé notre activité en cinq ans. Avec la facturation dématérialisée, nous avons gagné en productivité et pouvons en faire davantage avec la même équipe. Nos embauches concernent surtout le magasin.

O.R. : Autrefois, les commandes étaient passées par téléphone. Si nous travaillions encore ainsi, il faudrait quatre personnes supplémentaires pour gérer le nombre de commandes que nous recevons tous les jours.

 

Comment se passe la mise en place de ces outils ?

G.C. : Le Golda nous aide à déployer cette technologie auprès du maximum de fournisseurs possible. Nos accords avec nos fournisseurs référencés imposent l’emploi de cet outil, avec échange de messages en format EDI. Nous les accompagnons avec le Golda pour y faire migrer leurs fichiers. Cela implique énormément d’échanges entre les trois parties, car ce sont des données complexes. À la fin, lorsque le fichier est bon, on décide à partir de quand l’ensemble des factures sera envoyé via l’EDI. Cela étant, tout dépend des moyens du fournisseur. Cette mise en place peut prendre deux à six mois, voire un an, selon le service informatique du fournisseur et ses capacités.

N.C. : La mise en place initiale est relativement lourde, mais le service technique du Golda est très efficace. Il nous a bien aidés. Cette intégration est réalisée à partir de son cahier des charges. Nous mêlons alors ses outils de communication avec nos systèmes d’information. Notre avantage, c’est que nous disposons de notre propre système d’information et de nos informaticiens. Cela simplifie beaucoup les opérations.

O.R. : La première mise en place a duré deux à trois mois, pour les commandes d’urgence. Après, une fois que leur principe de fonctionnement est connu, il est beaucoup plus simple d’accéder aux autres outils du Golda. Lorsqu’ils ont été développés pour un client ou un groupement spécifique, il est très facile de les étendre à d’autres. Il faut alors compter environ une semaine de travail pour effectuer les tests nécessaires.

 

Comment appréhendez-vous l’obligation de passer à la facturation dématérialisée pour l’administration fiscale ?

G.C. : Les partenaires du Golda satisferont facilement à l’obligation de la dématérialisation fiscale. Ce système entrera en vigueur entre septembre 2026 et septembre 2027, selon la taille des entreprises. Les principaux fournisseurs relèvent déjà le défi. Mais nous avons encore du pain sur la planche. Nous devons travailler pour encourager les fournisseurs de taille plus petite ou intermédiaire à adopter l’envoi de factures EDI afin d’anticiper ce changement. Et dans ce domaine, l’offre du Golda saute aux yeux. Elle est conçue par et pour nos métiers de la rechange. En l’adoptant, les fournisseurs évitent de se perdre dans la jungle des fournisseurs de dématérialisation.

N.C. : Nous avons toute confiance dans le Golda pour la mise en place du système de déclaration fiscale. L’avantage de travailler avec ce partenaire, c’est qu’il est en train de mettre en place des plateformes pour transférer nos factures directement à l’administration fiscale. Ce sera effectué automatiquement sans travail supplémentaire de notre part. Je pense que beaucoup de professions souhaiteraient bénéficier de ce type de démarche, pour éviter d’utiliser différents fichiers selon les diverses exigences des clients.